Dans le monde d'aujourd'hui, le courrier électronique occupe une place importante dans notre vie quotidienne et notre travail. Beaucoup d’entre nous commencent la journée en consultant leurs e-mails, y consacrant sans le savoir beaucoup de temps. Les recherches montrent que l'employé moyen passe environ 12 heures par semaine à lire et à répondre aux e-mails. Ce délai dépasse un jour ouvrable, ce qui pose la question de l'opportunité d'une telle utilisation du temps.

D’une part, le courrier électronique est un outil pratique pour échanger des informations. Il vous permet d'envoyer des messages sans avoir besoin d'une réponse immédiate, ce qui rend la communication moins stressante. Or, c’est précisément cette propriété qui pose problème. Étant donné la possibilité de consulter leurs e-mails à tout moment, beaucoup commencent à être trop souvent distraits, ce qui entraîne une diminution de la productivité.

Pour réduire l'impact du courrier électronique sur votre flux de travail, il est important de développer de bonnes habitudes. Une solution consiste à limiter le nombre de fois que vous consultez votre courrier électronique. Prévoyez par exemple pour cela deux plages horaires dans la journée : une le matin et une l’après-midi. Cette approche vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches sans interruption constante des e-mails.

Il vaut également la peine d’appliquer la règle des « deux minutes ». Si la réponse prend moins de deux minutes, faites-le immédiatement. Sinon, retardez la réponse jusqu’à l’heure impartie. Cela permettra d’éviter l’accumulation d’e-mails, qui peuvent engendrer un stress supplémentaire par la suite. De plus, la concision et la clarté des lettres peuvent réduire considérablement le temps nécessaire à leur rédaction et à leur compréhension. Écrivez clairement et précisément, cela facilitera non seulement la communication, mais démontrera également votre efficacité.

Il existe également de bonnes pratiques consistant à utiliser des acronymes tels que FYI (For Your Information) et NNTR (Pas besoin de répondre). L'inclusion de ces abréviations dans la ligne d'objet permet d'éviter les réponses inutiles, réduisant ainsi le nombre de messages entrants. Il s’agit d’un moyen simple mais efficace d’optimiser le processus de communication.

Enfin, il vaut parfois la peine de simplement téléphoner au lieu d’écrire une lettre. Si un problème peut être résolu en 30 secondes de conversation, ne passez pas 5 minutes à rédiger un e-mail. Il est donc important d’apprendre à utiliser le courrier électronique à bon escient afin qu’il serve d’assistant plutôt que de devenir un obstacle à la productivité.